Pekerjaan Yang Berulang-Ulang Dapat Dihemat Menggunakan Sebuah Sistem

Pernahkah kita melakukan pekerjaan yang selalu berulang-ulang, sehingga berpikir buang-buang waktu sekali. Memang pekerjaan yang berulang itu penting, jika tidak dikerjakan akan menjadi masalah besar, tetapi cukup membuang-buang waktu. Padahal waktu itu bisa digunakan untuk hal yang lebih penting. Andai saja bisa diotomatisasikan, maka dapat sangat menghemat waktu. Pernahkah berpikir demikian? Jika ya, mungkin memang saatnya mendesain sebuah sistem yang akan membantu pekerjaan tersebut.

Kami pernah mempunyai seorang client, dia adalah client lama kami yang mengeluh jika saatnya penagihan, repotnya bukan main. Bayangkan mereka kira-kira mempunyai 200 pelanggan yang harus diurus setiap bulannya. Berikut ini apa yang harus dilakukan untuk 1 pelanggan:

1. Membuat invoice tagihan, dimana perhitungan tiap bulannya 90% sama dengan bulan-bulan sebelumnya. Kecuali jika ada perubahan paket atau produk.
2. Mengkonversi invoice tagihan tersebut ke dalam bentuk PDF.
3. Membuat email tentang tagihan pelanggan dengan tgl jatuh tempo dll.
4. Mengirimkan ulang email yang sudah pernah dibuat di point ke 3 sebagai pengingat 2 hingga 4 kali untuk satu invoice tagihan.
5. Membuat email pemblokiran jika belum dibayar hingga jatuh tempo yang ditentukan.

Lima hal diatas harus dilakukan untuk 200 pelanggan setiap bulannya. Bayangkan berapa menit, jam, hari, bahkan minggu yang dihabiskan untuk melakukan hal tersebut. Itu belum terhitung jika terjadi error atau kesalahan, karena manusia tempatnya salah(baca: error).

Sebagai pengetahuan saja, bahwa pesawat penumpang yang anda gunakan untuk transportasi mempunyai mode auto pilot, dimana pilot hanya melakukan setup diawal saja, sisanya sistem komputer yang melakukan hal-hal berulang hingga sampai kondisi yang ditentukan. Tahu kenapa dibuat seperti itu? Karena manusia sering kali melakukan kesalahan-kesalahan sepele yang dapat berakibat fatal.

Kembali ke permasalahan invoice tagihan. Oleh karena itu, jika pekerjaan sudah berulang sedemikian rupa, mungkin saatnya memikirkan sebuah sistem yang akan membantu melakukan hal-hal tersebut. Berikut ada sedikit ilustrasi hitungannya:

Pelanggan = 200
Waktu yang dibutuhkan = 10 menit/pelanggan
Total jam yang dibutuhkan = 200 pelanggan X 10 menit/pelanggan = 2000 menit = 33,33 jam

Jika bekerja 24 jam non stop maka perlu 1 hari 10 jam.
Jika bekerja normal(8 jam sehari) perlu 4 – 5 hari kerja.

Ilustrasi diatas belum termasuk human error.

Satu minggu waktu kerja dihabiskan hanya untuk mengurusi hal tersebut. Bagaimana jika bisnis naik hingga sampai 4x lipat pelanggannya menjadi 800 pelanggan? Satu bulan habis. Disinilah perlunya bantuan sistem.

Kita hanya perlu melakukan sekali saja, set instruksi, dan aturan sama seperti ilustrasi pesawat yang sudah dijelaskan diatas. Berikut ini apa yang perlu dilakukan oleh pengguna dan sisanya dilakukan sistem:

1. Setting pelanggan dan paket atau produk yang dikonsumsi setiap bulannya.
2. Setting tgl reminder 1, 2, 3, sampai N untuk peringatan via email.
3. Setting tgl jatuh tempo untuk pemberitahuan pemblokiran via email.

Sisanya sistem yang akan membuat otomatis:

1. Pembuatan invoice tagihan setiap awal bulan untuk 200 pelanggan.
2. Pengiriman email secara masif untuk 200 pelanggan.

Waktu setting mungkin hanya memakan waktu 10 – 20 menit diawal. Sisanya akan dilakukan otomatis oleh sistem. Tidak sampai 1 hari, pekerjaan selesai.