Pernahkah kita melakukan pekerjaan yang selalu berulang-ulang sampai berpikir “Kok sangat buang-buang waktu sekali ya?”. Memang pekerjaan yang berulang memiliki peranan penting, jika tidak dikerjakan mungkin akan menghambat proses produksi ataupun deadline menjadi meleset. Tetapi perlu diperhatikan, pekerjaan yang berulang bisa jadi memakan waktu kita yang dapat digunakan untuk hal lain yang lebih penting.

Andai saja bisa diotomatisasikan, maka dapat sangat menghemat waktu. Pernahkah berpikir demikian? Jika ya, mungkin memang saatnya mendesain ataupun membuat sebuah sistem yang akan membantu pekerjaan tersebut.

Semakin Berkembang Semakin Repot

Kami pernah mempunyai seorang client. Dia adalah client lama kami yang mengeluh jika saatnya penagihan, repotnya bukan main. Bayangkan mereka kira-kira mempunyai 200 pelanggan yang harus diurus setiap bulannya. Berikut ini apa yang harus dilakukan untuk 1 pelanggan:

1. Membuat invoice tagihan, dimana perhitungan tiap bulannya 90% sama dengan bulan-bulan sebelumnya. Kecuali jika ada perubahan paket atau produk.
2. Mengkonversi invoice tagihan tersebut ke dalam bentuk PDF.
3. Membuat email tentang tagihan pelanggan dengan tgl jatuh tempo dll.
4. Mengirimkan ulang email yang sudah pernah dibuat di point ke 3 sebagai pengingat 2 hingga 4 kali untuk satu invoice tagihan.
5. Membuat email pemblokiran jika belum dibayar hingga jatuh tempo yang ditentukan.

Untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam, kami buatkan sebuah flowchart sederhana untuk 5 poin diatas.

Lima hal diatas harus dilakukan untuk 200 pelanggan setiap bulannya. Bayangkan berapa menit, jam, hari, bahkan minggu yang dihabiskan untuk melakukan hal tersebut. Itu belum terhitung jika terjadi error atau kesalahan, karena human error(kesalahan manusia).

Kemungkinan Human Error Lebih Tinggi Jika Dilakukan Manual

Pesawat penumpang yang sering kita gunakan sehari-hari dilengkapi dengan mode auto pilot. Sebuah mode dimana pilot hanya cukup melakukan pengaturan diawal saja, setelah itu sistem komputer yang melakukan hal-hal berulang hingga sampai kondisi yang ditentukan.

Apakah anda tahu kenapa dibuat sedemikian rupa? Karena manusia sering kali melakukan kesalahan sepele yang dapat berakibat fatal.

Mari Kita Hitung Secara Rinci

Berikut sedikit ilustrasi hitungan sederhana untuk kasus invoice diatas:

Keterangan	Qty
Pelanggan	200
Waktu	10 menit/pelanggan
Total Menit yang dibutuhkan	2.000 menit
	33,33 jam

Jika bekerja 24 jam non stop maka perlu 1 hari 10 jam.
Jika bekerja normal(8 jam sehari) perlu 4 – 5 hari kerja.

Ilustrasi diatas belum termasuk human error.

Satu minggu waktu kerja dihabiskan hanya untuk mengerjakan pengiriman invoice tagihan.

Bagaimana jika bisnis naik hingga sampai 4x lipat dimana menjadi 800 pelanggan? Satu bulan bisa habis hanya untuk mengurusi masalah invoice tagihan. Disinilah perlunya bantuan sebuah sistem.

Semi Otomatis Hingga Otomatis Sepenuhnya

Kita hanya perlu melakukan sekali saja, set instruksi, dan aturan mirip seperti ilustrasi auto pilot pada pesawat terbang. Berikut ini sebuah ilustrasi yang perlu dilakukan oleh pengguna dan sisanya akan dilakukan oleh sistem:

1. Setting pelanggan dan paket atau produk yang dikonsumsi setiap bulannya.
2. Setting tgl reminder 1, 2, 3, sampai N untuk peringatan via email.
3. Setting tgl jatuh tempo untuk pemberitahuan pemblokiran via email.

Sisanya sistem yang akan membuat otomatis:

1. Pembuatan invoice tagihan setiap awal bulan untuk 200 pelanggan.
2. Pengiriman email secara masif untuk 200 pelanggan.

Waktu setting mungkin hanya memakan waktu 10 – 20 menit diawal. Sisanya akan dilakukan otomatis oleh sistem. Tidak sampai 1 hari, pekerjaan selesai.

Penutup

Dengan memahami ilustrasi diatas, sistem dapat sangat membantu pekerjaan anda. Buat software anda disini.