Setelah anda memahami pentingnya ERP. Tahap selanjutnya adalah memahami fitur apa saja yang diperlukan dalam sebuah ERP. Pelajari tentang erp jika anda belum memahaminya.
Kali ini kami akan membahas beberapa fitur ataupun module yang harus ada di sebuah ERP.
Konsep dasar dari sebuah ERP adalah integrasi antara data satu dengan yang lainnya sehingga dapat terhubung satu dengan yang lainnya. Dengan adanya hubungan ini, pengguna tidak akan menginputkan data setiap kali membutuhkan.
Sebagai contoh, pernahkan anda ke sebuah rumah sakit, dimana setiap kali anda masuk harus selalu mendaftar lagi. Padahal secara data, anda sudah pernah mendaftar disana. Ini adalah sebuah pemborosan dari waktu dan tenaga. Baik dari tenaga pasien ataupun karyawan yang ada disana. Dengan adanya ERP, dimana semua divisi dapat mengakses data pasien, sehingga pasien tidak perlu mengisi ulang data mereka.
Setelah semua data terhubung, akan lebih mudah untuk meng-otomasikan sebuah proses yang selalu berulang. Baca selengkapnya Pekerjaan Yang Berulang-Ulang Dapat Dihemat Menggunakan Sebuah Sistem
Kelemahan dari manusia adalah mereka tidak teliti, sedangkan komputer sangat teliti dalam mengolah data yang banyak. Oleh karena itu, pemotongan alur dan pekerjaan akan membuat kesalahan input menjadi sedikit.
Fokus dari otomatisasi adalah memangkas pekerjaan karyawan. Karyawan hanya akan difokuskan ke penginputan data, sedangkan perhitungan data akan dilakukan oleh komputer. Termasuk pembuatan dokumen-dokumen yang relatif berdasarkan data yang ada.
Setelah semua data rapi, pembuatan laporan akan dapat dilakukan secara otomatis. Berbeda jika tanpa bantuan sebuah software, dimana membuat laporan harus secara manual. Beruntung beberapa melakukannya menggunakan Microsoft Excel, walaupun akan tetap terbatas jika datanya sangat banyak. Dengan adanya ERP akan dapat memudahkan dalam membuat laporan.
Data yang besar atau sering kita sebut Big Data datap memberikan informasi yang sangat berharga untuk perusahaan. Analisa data secara manual untuk data yang sangat besar sangatlah sulit dilakukan, ERP harus mampu melakukan hal ini.
Pengelolahan hubungan antar pelanggan dan perusahaan harus dicatat selengkap mungkin. Jangan sampai setiap permintaan dan komplain dari mereka terlupakan. Contoh sederhana adalah dengan mengingatkan hari ulang tahun setiap pelanggan.
Anda dapat mencatat sebanyak mungkin data tentang seorang pelanggan seperti: makanan kesukaan, tempat, teman, masalah hidup. Semua ini sulit dilakukan jika menggunakan manual.
Setiap pemasukan dan pengeluaran harus dicatat untuk dapat dipantai secara berkala. Penggunaan ERP akan dapat menangani hal ini. Pembuatan Jurnal, Buku Besar, Neraca, Laba Rugi, dsb dapat dilakukan secara otomatis, karena data mentahnya sudah dicatat dengan rapi.
Memudahkan dalam melacak setiap alur dan cepat mengidentifikasikan masalah. Karena semua data sudah dicatat dengan rapi, pelacakan selisih dan kebocoran beban biaya dapat diketahui lebih cepat.
Pelacakan stok juga akan lebih mudah, karena setiap perpindahan barang akan dapat terlihat.
Hampir sama dengan CRM dimana disana mencatat semua kebutuhan pelanggan, sedangkan HRM akan mencatat semua yang berhubungan dengan karyawan mulai dari perekrutan hingga PHK(Pemutusan Hubungan Kerja).
Untuk perusahaan manufaktur, pelacakan dari pembelian bahan baku hingga menjadi bahan jadi akan sangat sulit jika data yang harus diolah sangat banyak. Ini belum termasuk pengontrolan KPI(Key Performance Index) dari setiap karyawan. Ini akan berhubungan langsung dengan modul HRM.
Saat barang jadi sudah berhasil dibuat, HPP(Harga Poko Penjualan) akan dapat diketahui karena data yang sudah dicatat dari hulu ke hilir, sehingga penentuan harga jual akan lebih mudah.
Pembuatan kampanye akan mudah lebih mudah dan terarah, semua hasil pemasaran dan penjualan akan dicatat secara terperinci.
Beberapa kali kami menemukan kurangnya fitur dasar pada software ERP sebuah perusahaan. Berikut ini adalah fitur-fitur dasar yang menurut saya harus dimiliki sebuah software ERP pada setiap modulenya.
Sering sekali software ERP tidak memiliki fitur export dan imprort file Excel/XLS. Ini akan menjadi masalah kedepannya. Saat pengguna mempunyai banyak sekali data, katakanlah 100 data yang ingin diubah atau ditambahkan, tidak mungkin pengguna harus menginputkan satu per satu.
Sering sekali pengguna kesulitan dalam melakukan pencarian sebuah dokumen di software ERP. Banyak sekali pencarian menggunakan plugin datatables, dimana pengguna akan melakukan pencarian dengan keyword/kata kunci untuk setiap kolomnya.
Masalahnya jika pencarian berdasarkan setiap kolom, kita tidak bisa mencari dengan satu kata kunci untuk semua kolom. Contoh kasus misalnya seperti ini "Saya ingin mencari dokumen yang menggandung kata kunci WEVELOPE".
Jika menggunakan pola fitur lama, dimana harus mencari kata kunci untuk setiap kolom, ini kurang efisien. Jika kolomnya ada 3, maka harus mencari ke 3-3 nya satu per satu.
Penggunaan model kata kunci secara global ini sebenarnya sama persis seperti bagaimana Google bekerja. Saat menggunakan Google, pengguna tidak perlu harus menentukan kategori atau attribute lainnya. Cukup ketikkan kata kunci yang ingin dicari dan google akan menampilkan dokumen/artikel yang relevan.
Bagi yang belum paham apa itu pagination. Pagination adalah membagi berapa dokumen yang akan ditampilkan, supaya tidak terlalu banyak yang ditampilkan sekaligus. Contohnya jika memiliki 10.000 data. Kurang bijaksana jika semua data 10.000 ditampilkan dilayar. Baiknya ditampilkan 100 list per halaman. Teknik ini sering disebut Pagination.
Kami sering kali menemukan software ERP dengan menampilkan semua 10.000 data sekaligus dan melakukan pagination menggunakan Javascript. Teknik ini tidak baik jika data terus berkembang hingga menjadi 1.000.000 data misalnya.
Alangkah baiknya jika pemotongan dilakukan di server, sehingga pengguna akan mendapatkan hasil akhirnya saja. Penggunaan memory juga akan sangat hemat, membuat browser pengguna tidak terasa lambat.
Masih berkaitan dengan pagination, beberapa software ERP yang kami tanggani, untuk berpindah halaman hanya menyediakan fitur
Kendala dengan fitur ini adalah pengguna tidak bisa langsung menujuh halaman yang diinginkan, misalnya ke halaman 200 langsung. Kurang bijak, jika pengguna harus klik satu persatu hingga ke halaman 200.
Dengan fitur penting yang sudah kami jelaskan diatas, kami harapkan anda bisa mendapatkan software ERP yang anda inginkan. Membuat ERP tidak harus langsung jadi semuanya dalam satu waktu. Anda dapat memulai dari module mana saja yang menurut anda paling penting untuk bisnis anda. Tidak semua bisnis membutuhkan software ERP yang terlalu besar. Semua bergantung dari kebutuhan.
Membuat software ERP sendiri tidaklah mudah dan membutuhkan biaya. Kami pernah membahas cara menghitung Estimasi Biaya Pembuatan Software
Jika anda memiliki masalah dengan software ERP anda saat ini, kami membuka konsultasi gratis. Anda bisa langsung tanya 1-ON-1 dengan kami, tentang permasalahan anda.
